Tomaatttiterkkuja Berliinistä!

Kävin Berliinissä kokeilemassa pomodoro-tekniikkaa (uusia asioita on aina jotenkin kivempi kokeilla uudessa ympäristössä, eikö vaan?). Pomodoro on työmenetelmä, jossa työtä tehdään 25 minuutin jaksoissa, jonka jälkeen pidetään pieni tauko. Sovelsimme kaverin kanssa pomodoro-tekniikkaa hieman, ja venytimme jaksot 45-minuuttisiksi. Jaksojen välissä pidimme 15 minuutin tauon.

Joka jakson alussa kerroimme, mitä aiomme tehdä, ja sitten keskityimme työhön kolmeksi vartiksi. Sain idean tähän Hofficesta, joskaan tekniikka ei sinänsä ole mitenkään uusi.

Tein seuraavia huomioita:

  • Tehtävät on priorisoitava selvästi, mikä on hyvä juttu.
  • Pienikin suunnittelu auttaa tekemään oikeita asioita ja miettimään ajankäyttöä realistisesti. Minulla on kyllä jo entuudestaan ollut tapana kirjoittaa päivän tehtävät ylös, mutta ongelmani on aikaoptimismi: kuvittelen voivani saada yhdessä päivässä enemmän aikaan kuin mikä on realistista.
  • 45 minuutissa saa paljon aikaan, kun keskittyy.
  • 45 minuuttia kuluu kuin siivillä. Huomasin, että koen niin voimakasta työn imua, että työnteon lopettaminen 45 minuutin välein tuntui jopa vähän vaikealta.
  • Tauot tekevät hyvää ja ylläpitävät työtehoa.
  • Monet tehtävät ovat pirstaleisia: pitää saada henkilö X kiinni, ennen kuin voi tehdä asian Y. Minulla on tapana usein syyttää itseäni poikkoilusta, mutta itse asiassa poukkoilu johtuukin näiden tehtävien luonteesta. Kun pitää kirjaa kaikista tehtävistä, huomaa miten pienistä palasista työ koostuukaan.
  • Tämän tekniikan voisi ottaa vakituisempaankin käyttöön.

Kotiin palatessa kirjailijakaverilta tuli viesti:

“Hei muuten, täällä on käytössä nyt toista päivää pomodoro-tekniikka ja jännää on – sellainen epämääräinen fiilis koneella istumisesta häviää ja tekemisestä tulee jotenkin järkevämpää. Hyvä!”

Jos tekniikka ei ole vielä tuttu, kannattaa kokeilla!

Advertisements

Pitäisikö töissä olla enemmän kuin koulussa?

Kirjoitin eilen blogiini Hofficesta. Konsepti on mahtava (yksin töitä tekevät kokoontuvat tekemään töitä jonkun kotiin), ja ymmärrän hyvin, miksi ihmiset hakeutuvat toistensa seuraan tekemään töitä.

Hoffice edustaa minulle taloudellisesti ja ympäristön kannalta viisasta resurssien käyttöä (tai Jaakko Blombergin sanoin ”tilan uudelleenmäärittelyä”) ja inhimillisesti mielenkiintoista tapaa tehdä työtä. Kaipaamme pohjimmiltamme ihmiskontaktia, mutta yksin työskentelevä joutuu olemaan luova, jos ei halua jumittautua yksin kotiin.

Ennen tapaamista Jaakon kanssa oletin, että Hofficen vahvuus olisi ollut siinä, että ihmisten ilmoilla saa enemmän aikaan kuin kotona pyjamassa haahuillessa. Se, mikä minut yllätti, oli into, jolla Hofficen Suomeen tuonut Jaakko Blomberg toivotti tervetulleeksi rutiinit. Ilmeisesti iso osa Hofficen tuottavuutta parantavasta vaikutuksesta perustuu juuri selkeään työrutiiniin: työtä tehdään 45 minuutin rykäyksissä, joita rytmittävät selkeät, viidentoista minuutin tauot.

Minulle tulivat mieleen kouluajat, jolloin tuntien kesto oli 45 minuuttia ja tuntien välissä oli välitunti (silloin muuten hypittiin narua, juostiin pihalla ja kiipeiltiin kiipeilytelineissä – kuinka hyvää se tekisikään istumatyöläiselle!). Tutkimusten mukaan ihminen jaksaa olla tuottava 52 minuuttia kerrallaan, joten työtä pitäisi tehdä pätkissä ja rytmittää tauoilla. Mutta miksi se aina unohtuu?

En ole varmaan poikkeuksellinen siinä mielessä, että minulla ei ole vuosiin ollut selkeää työrutiinia. Sen olen sentään oppinut, että päivän parhaat tunnit ovat aamun kaksi ensimmäistä tuntia. Ensimmäiset 1,5 h jaksan keskittyä ja hoidankin silloin yleensä päivän tärkeimmät työt, mutta aamun jälkeen päiväni muuttuvat pirstaleisiksi. On tapaamisia ja eri mittaisia työrupeamia, joiden intensiteetti vaihtelee oman motivaation ja vireystilan mukaan.

Joulukuussa SYKEssä olin haltioissani paitsi työrauhasta, myös selkeästä työrytmistä. SYKEssä kokoonnuttiin juomaan yhdessä aamu- ja päiväkahvit ja syötiin yhdessä lounasta. Päivän rutiinit selvästi tukivat yhteisöllisyyttä ja SYKEssä olikin todella kiva meininki. Siellä viihdyttiin!

Valitettavasti tällaiset rutiinit ovat poistuneet tai poistumassa työpaikoilta. Yhä harvemmalla on aikaa pitää taukoja, ja kahvit hörpitään työpisteellä. Työyhteisön tavat eivät välttämättä tue tehokasta työntekoa eivätkä yhteisöllisyyttä, kun selkeitä yhteisiä työ- ja taukoaikoja ei ole. Ilman taukoja menetämme mahdollisuuden keskittyä intensiivisesti töihin silloin, kun niiden aika olisi, ja toisaalta vietämme yhä vähemmän aikaa yhdessä työkavereiden kanssa muuta kuin töitä tehden. Olemmeko siis jopa taantuneet työn tekemisen tavoissamme?

2015-02-25 12.09.16-2

Hofficen ryhmäpaine perustui siihen, että jokainen kertoo, mitä aikoo seuraavan työjakson aikana tehdä ja sitten töitä tehtiin samassa tilassa intensiivisesti seuraavat kolme varttia. Kuinka monella työpaikalla toimitaan näin?

Hofficen konseptia voisi kokeilla ihan jokaisessa konttorissa porukalla, tai ihan vaan itsekseen. Aion itse kokeilla 45 minuutin työrupeamia ja opetella myös pitämään niiden välissä kunnon tauot. Kuka on messissä?